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Firmenwagen zulassen: Welche Unterlagen braucht welche Rechtsform?

Kurz beantwortet: Firmenwagen zulassen hängt von der Rechtsform ab: Bei GmbH, UG, AG, KG und OHG wird das Fahrzeug auf die Firma zugelassen – mit aktuellem Handelsregisterauszug. Bei Einzelunternehmen und meist auch bei der GbR läuft die Zulassung auf eine natürliche Person, die Firma kommt als Zusatz hinzu – mit Gewerbeanmeldung. Bei Zevra reichen Autohäuser Firmenzulassungen digital ein, ab 10 € je Vorgang.

Die Fahrzeug-Zulassungsverordnung unterscheidet drei Arten von Haltern: natürliche Personen, juristische Personen und rechtsfähige Vereinigungen. Welche Nachweise konkret verlangt werden, legen die Zulassungsbehörden in Merkblättern fest – die folgende Übersicht fasst drei davon zusammen.

Zevra ist die B2B-Plattform für die digitale Kfz-Zulassung von Autohäusern, Zulassungsdiensten und Flotten: Vorgänge werden im Händlerportal erfasst, per Vollmacht mit qualifizierter elektronischer Signatur bundesweit eingereicht – ab 10 € je Zulassung, ohne Grundgebühr und ohne Mindestvolumen.

Stand: · Zevra-Redaktion · Fachlich geprüft von Mohamed Gabal, Inhaber

Firmenwagen zulassen: Welche Unterlagen braucht welche Rechtsform?

Auf wen wird das Fahrzeug zugelassen?

RechtsformZulassung aufTypische Nachweise
GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AGdie Firma laut Handelsregisteraktueller Handelsregisterauszug · Ausweis einer unterschriftsberechtigten Person · Vollmacht und Ausweis des Bevollmächtigten
GmbH & Co. KG, KG, OHGdie Firma laut Handelsregisteraktueller Handelsregisterauszug · Ausweis einer unterschriftsberechtigten Person · Vollmacht
Einzelunternehmen / Gewerbetreibendeden Inhaber als natürliche Person, Firma als ZusatzAusweis des Inhabers · aktuelle Gewerbeanmeldung
Eingetragener Kaufmann (e. K.)je nach Behörde: Inhaber oder Firmaaktueller Handelsregisterauszug · Ausweis · ggf. Gewerbeanmeldung
GbRje nach Behörde: einen Gesellschafter oder die GbRAusweise aller Gesellschafter · Gewerbeanmeldung oder Gesellschaftsvertrag · Einverständniserklärung
Freie Berufedie natürliche Person, Kanzlei/Praxis als ZusatzAusweis · Nachweis der freiberuflichen Tätigkeit · Adressnachweis
Eingetragener Verein (e. V.)den Vereinaktueller Vereinsregisterauszug · Ausweis der unterschriftsberechtigten Person

Die Übersicht gibt wieder, was die Merkblätter des Märkischen Kreises, der Stadt Erfurt und des Landkreises Stade nennen. Einzelheiten weichen zwischen Behörden ab.

Wie aktuell muss der Handelsregisterauszug sein?

Die Behörden verlangen einen aktuellen Auszug. Der Landkreis Stade nennt ausdrücklich höchstens 6 Monate; dort darf auch eine Meldebescheinigung zum Reisepass nicht älter als 6 Wochen sein.

Andere Behörden nennen keine feste Frist. Im Zweifel gilt die Vorgabe der Behörde, in deren Bezirk der Firmensitz oder die Niederlassung liegt.

Was ist bei Einzelunternehmen und GbR anders?

  • Einzelunternehmen: Das Fahrzeug kann nur auf eine einzelne Person zugelassen werden. Soll die Firma oder deren Anschrift in die Papiere, ist eine aktuelle Gewerbeanmeldung vorzulegen.
  • GbR: Einige Behörden lassen auf einen Gesellschafter zu und verlangen eine von allen Gesellschaftern unterschriebene Erklärung; andere lassen auf den Namen der GbR zu.
  • Der Firmenname kann als Namenszusatz in die Zulassungsbescheinigung Teil I aufgenommen werden.
  • Freie Berufe sind nicht anzeigepflichtig – die Gewerbeanmeldung entfällt, stattdessen wird die Tätigkeit anders nachgewiesen, etwa über die Kammer.

Und wie funktioniert die Firmenzulassung digital?

Juristische Personen identifizieren sich im i-Kfz-Portal mit dem Unternehmenskonto BUND und ELSTER-Zertifikat. Stellt ein Bevollmächtigter den Antrag für eine juristische Person, ist die Vollmacht nach der Fahrzeug-Zulassungsverordnung mit einem qualifizierten elektronischen Siegel zu versehen – oder mit der qualifizierten elektronischen Signatur eines Vertretungsberechtigten.

Bei Zevra erfasst das Autohaus den Vorgang im Händlerportal und lässt die Vollmacht digital unterzeichnen. Preise: 10 € je Zulassung, zzgl. amtlicher Gebühren und USt.

Woran scheitern Firmenzulassungen in der Praxis?

  • Der Unterzeichner der Vollmacht ist laut Handelsregister nicht vertretungsberechtigt.
  • Der Handelsregisterauszug ist veraltet oder unvollständig.
  • Firmenname oder Anschrift weichen vom Registereintrag ab.
  • Bei der GbR fehlt die Erklärung aller Gesellschafter.

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Quellen: Fahrzeug-Zulassungsverordnung (FZV) § 6 – Antrag auf Zulassung · Bundesministerium für Verkehr: Internetbasierte Fahrzeugzulassung – So funktioniert i-Kfz · Märkischer Kreis: Merkblatt zu Firmenzulassungen · Stadt Erfurt: Zulassung eines Fahrzeuges auf eine Firma (Stand März 2020) · Landkreis Stade: Besonderheiten bei der Zulassung auf Firmen

Antworten auf häufige Fragen

Kann ein Einzelunternehmer ein Auto auf die Firma zulassen?
Die Zulassung erfolgt auf den Inhaber als natürliche Person. Mit aktueller Gewerbeanmeldung kann die Firma als Zusatz in die Papiere aufgenommen werden.
Welche Unterlagen braucht eine GmbH für die Kfz-Zulassung?
Einen aktuellen Handelsregisterauszug, den Ausweis einer unterschriftsberechtigten Person und – wenn ein Dritter zulässt – Vollmacht und Ausweis des Bevollmächtigten.
Auf wen wird ein Fahrzeug bei einer GbR zugelassen?
Je nach Behörde auf einen Gesellschafter oder auf den Namen der GbR. Verlangt werden meist die Ausweise aller Gesellschafter und eine Einverständniserklärung.
Braucht ein Freiberufler eine Gewerbeanmeldung für die Zulassung?
Nein. Freie Berufe sind nicht anzeigepflichtig; nachgewiesen wird die Tätigkeit zum Beispiel über die Kammer oder das Finanzamt.
Wie alt darf der Handelsregisterauszug sein?
Er muss aktuell sein. Der Landkreis Stade nennt höchstens 6 Monate; andere Behörden nennen keine feste Frist.
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